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Unhöflich, überflüssig, missverständlich : Knigge für den E-Mail-Verkehr

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Aus der Redaktion der Zeitung für die Landeshauptstadt

Unhöflich, überflüssig, missverständlich: Über unmögliche E-Mails ärgern sich viele Berufstätige jeden Tag – so machen Sie es richtig

svz.de von
erstellt am 18.Apr.2016 | 21:00 Uhr

Das E-Mail-Postfach quillt über – und immer wieder ist ein echtes Ärgernis dabei. Eine E-Mail ist grob unhöflich, überflüssig oder völlig missverständlich. So einen Eindruck will man selbst auf keinen Fall hinterlassen. Doch worauf sollte man achten?

Gibt es eine Alternative?

Der erste und häufigste Knigge-Fehler ist, „eine E-Mail zu schreiben, wenn man keine schreiben sollte“, sagt Text-coach Barbara Kettl-Römer. Das gilt für Beschwerden und komplexe Themen – beides erfordert oft ergebnisloses Hin- und Herschreiben. Grundsätzlich ungeeignet ist eine E-Mail außerdem bei Glückwünschen, Beileidsschreiben, förmlichen Einladungen und geschäftlichen Erstkontakten. Auch bei wenig klar umrissenen Themen ist es oft besser, gleich zum Telefonhörer zu greifen.

Auf Rechtschreibung achten

Fehler sind in E-Mails ebenso wenig akzeptabel wie in Briefen, sagt Etikette-Trainerin Lis Droste. Das gilt auch für E-Mail-typische Nachlässigkeiten: „Wenn man alles klein schreibt, ist es schlecht lesbar.“

Gibt es eine Anrede?

In Sachen Stil unterscheidet sich die E-Mail grundsätzlich nicht vom Brief. Am Anfang braucht es eine Anrede, und die lautet immer „Sehr geehrte“, sagt Droste. Erst wenn man einander mehrfach gemailthat, dürfe man die Begrüßung weglassen. „Hallo“ ist laut Melanie Kunkel aus der Dudenredaktion möglich, wenn Geschäftsleute untereinander einen weniger förmlichen Umgangston pflegen wollen.

Vorsicht bei Emoticons

Wer einen Geschäftspartner nicht kennt, sollte sich mit Witzen zurückhalten. „Die Leute haben unterschiedliche Auffassungen von Humor und Ironie“, warnt Etikette-Expertin Droste. Außerdem gehe in der schriftlichen Kommunikation ein Witz schnell verloren. Einen Witz mit einem Smiley zu kennzeichnen, sei keine Alternative: „Emoticons haben in geschäftlichen E-Mails nichts zu suchen.“

Gibt es Füllsätze?

Viele Berufstätige bekommen jeden Tag Dutzende E-Mails – deswegen ist vor allem eins höflich: ein kurzer Text! Das Anliegen sollte gleich zu Beginn geäußert werden, sagt Roman Soucek, Wissenschaftler der Universität Erlangen-Nürnberg. „Dann weiß der Adressat sofort, ob eine Reaktion von ihm erwartet wird.“

Der passende Abschied

„Die offizielle Verabschiedung ist immer noch „Mit freundlichen Grüßen“, sagt Lis Droste. Wenn man sich näher kennt oder es mehrmals hin und her geht, könnten daraus auch „freundliche“ oder „beste“ Grüße werden. „Liebe Grüße“ benutze man im Geschäftsleben nicht.

Gibt es vermeidbare Empfänger?

Vor dem Versand sollte man sich immer fragen: Wende ich mich an die richtige Person? CC sollte man in Maßen nutzen, und zwar dann, wenn man diese Adressaten nur informieren möchte und keine Reaktion erwartet, sagt Soucek.

Die richtige Antwort

Etikette-Expertin Droste empfiehlt, E-Mails mehrmals am Tag abzurufen und zeitnah zu antworten – zumindest mit dem Bescheid, dass man sich später ausführlicher meldet. Telefonisch nachhaken sollte man als Absender keinesfalls sofort, 24 Stunden könne man schon warten. „Aber am besten gibt man an, bis wann man die Antwort braucht.“

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