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Amt Parchimer Umland Tablets statt Papierberge

Von Christiane Großmann | 09.07.2020, 07:00 Uhr

Gemeinden im Parchimer Umland stellen Gremienarbeit noch in diesem Jahr auf den elektronischen Sitzungsdienst um

Papierberge ade: Jetzt stellen auch die Kommunalvertretungen der zehn zum Amt Parchimer Umland zählenden Gemeinden ihre Gremienarbeit komplett auf den digitalen Sitzungsdienst „Allris“ um. Scharf geschaltet werden soll das System voraussichtlich im September. Von da an erhalten Gemeindevertreter sowie weitere Ausschussmitglieder sämtliche Unterlagen nur noch auf dem elektronischen Postweg.

System ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten

Mit Zugangsdaten können sie auf die für sie freigeschalteten Dokumente zugreifen und diese mit persönlichen Markierungen oder Kommentaren versehen. Eine App ermöglicht den Zugriff auch ohne Internetverbindung. Die Suche nach bestimmten Unterlagen soll mittels Volltextrecherche zum Kinderspiel werden. Das durch moderne Verschlüsselungsmechanismen gesicherte System ermöglicht auch Diskussionsforen unter einzelnen Mitgliedern, etwa innerhalb einer Fraktion. Durch einen automatischen Datenabgleich werden die Unterlagen auf dem aktuellen Stand gehalten und fortlaufend aktualisiert. Weiterer Pluspunkt: Mit dem System kann an jedem beliebigen Ort der Welt gearbeitet werden: Selbst im Urlaubsdomizil könnte ein Gemeindevertreter bei Bedarf etwas Zeit fürs Ehrenamt abzwacken.

Bedarf: 110 Tablets müssen angemietet werden

Um die zehn Gemeindevertretungen mit der entsprechenden Hardware ausstatten zu können, müssen insgesamt 110 Tablets angemietet werden. Jeder Mandatsträger hat sie für die Dauer seiner Amtszeit kostenlos zur Verfügung.

Pro Jahr stehen im Parchimer Umland etwa 120 Sitzungen von ehrenamtlichen Gremien auf dem Terminplan. Vor allem die prallen Unterlagen für Bauleit- und Haushaltsplanungen oder Jahresabschlüsse samt Prüfberichten und Erläuterungen verursachen erhebliche Papier-, Druck- und Portokosten. Da kommen in kurzer Zeit schon mal locker mehr als 13 000 Blatt Papier zusammen. Im Vergleich dazu werden die monatlichen Leasing-, Wartungs- und Servicekosten für ein I-Pad in Höhe von um die 20 Euro als wirtschaftlich eingeschätzt - hochgerechnet auf 60 Monate, der nach dem kommunalen Haushaltsrecht vorgeschriebenen Nutzungsdauer von Tablets. Das geht aus einem vom Amt angestellten Kostenvergleich hervor. Schulungen werden angeboten

Die parlamentarische Sommerpause soll für die Dateneingabe und Vorbereitung der Tablets genutzt werden. Danach werden Schulungen angeboten, damit sich die künftigen Nutzer mit dem System vertraut machen können.

Der Amtsausschuss des Amtes Parchimer Umlandes beschloss, nach der Kommunalwahl 2019 die Gremienarbeit in den Gemeinden auf „Allris“ umzustellen. Das System gilt deutschlandweit als etabliert und wird auch beim Landkreis und in der Parchimer Stadtverwaltung verwendet. Im Amt Parchimer Umland begann man schon vor Jahren mit der schrittweisen Digitalisierung der Amtsarbeit und des Sitzungsdienstes.

Kommunalpolitik wird für Bürger transparenter

Obwohl parallel noch jede Menge Papier bedruckt und verschickt wurde, zeichneten sich schnell deutliche Synergieeffekte ab. Zudem wurde mit der Einführung des Bürgerinformationssystems ehrenamtliche Politik für die Bürger wesentlich transparenter, da zum Beispiel alle auf der Tagesordnung stehenden Beschlussvorlagen samt Begründung schon vor der jeweiligen Gemeindevertretersitzung im Internet einsehbar sind.

Die Bürgermeister der zehn amtsangehörigen Gemeinden hatten noch vor der Kommunalwahl 2019 eine Erklärung unterzeichnet, dass sie für die Umstellung auf den digitalen Sitzungsdienst sind. Allerdings geschah das unter der Maßgabe, dass auch die kurz danach neu gewählten Gemeindevertretungen ihr Einvernehmen bekunden. Das wird in diesen Tagen eingeholt. Die Karrenziner Gemeindevertreter mit Bürgermeister Lukas Völsch sagten auf ihrer jüngsten Sitzung einstimmig Ja. Sobald sich alle Kommunalparlamente positioniert haben, werden die Tablets geordert, erfuhr SVZ von Cathleen Klinger, Sachgebietsleiterin im Amt Parchimer Umland.