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Aktenberge mit Bedacht entrümpeln : Wichtig oder wegwerfen?

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Endlich Ordnung in den Papierkram bringen - mit diesem Vorsatz sind viele ins neue Jahr gestartet. Mit allzu großem Eifer sollte man nicht vorgehen. Einige Unterlagen muss auch der Privatmann mehrere Jahre aufbewahren.

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erstellt am 17.Feb.2012 | 06:45 Uhr

Endlich Ordnung in den Papierkram bringen - mit diesem Vorsatz sind viele Menschen in das neue Jahr gestartet. Dazu müssen Belegstapel sortiert, Ordner und Schubfächer entrümpelt werden. Doch Vorsicht: Mit allzu großem Eifer sollte man dabei nicht ans Werk gehen, denn das kann sich später rächen, mahnt Hartmut G. Müller, Rechtsexperte der Verbraucherzentrale Brandenburg. Einige Unterlagen muss auch der Privatmann mehrere Jahre aufbewahren, andere sollte er zu Beweiszwecken aufheben. Für Unternehmer, Gewerbetreibende und Selbstständige gelten gesonderte Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsvorschriften

Für Privatpersonen gibt es gesetzlich nur zwei wesentliche Vorschriften:

1. Für Werklieferungen oder sonstige Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, sind die Zahlungsbelege und Handwerkerrechnungen seit 2004 mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren (§§ 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht schon mit Rechnungsdatum, sondern erst mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Hintergrund dieser Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Denkbar in diesem Zusammenhang sind Rechnungen über haushaltsnahe Dienstleistungen nach § 35a Abs. 2 EStG, zum Beispiel Handwerkerleistungen bei Renovierung oder Modernisierung am Eigenheim oder in der gemieteten Wohnung. Privatpersonen, die eine Handwerkerrechnung oder einen Zahlungsbeleg nicht während dieser Mindestfrist von zwei Jahren aufbewahren, müssen mit einer Geldbuße bis zu 500 Euro rechnen.

2. Steuerpflichtige, bei denen die Summe der positiven Einkünfte nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 bis 7 des Einkommensteuergesetzes (Überschuss einkünfte) mehr als 500 000 Euro im Kalenderjahr beträgt, haben die Aufzeichnungen und Unterlagen über die Einnahmen und Werbungskosten, die den Überschusseinkünften zu Grunde liegen, sechs Jahre aufzubewahren. Im Falle der Zusammenveranlagung ist für die Feststellung des Überschreitens des Betrags von 500 000 Euro die Summe der positiven Einkünfte eines jeden Ehegatten maßgebend.

Gewährleistungsansprüche

Auch wenn es für alle anderen privaten Unterlagen keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt, empfiehlt es sich, die Unterlagen im eigenen Interesse als wichtiges Beweismittel so lange aufzubewahren, wie die Gefahr besteht, dass Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis geltend gemacht werden können oder private Konsumenten selbst Ansprüche, zum Beispiel Gewährleistungsrechte, gegen den Anbieter haben. "Als Orientierung für die Aufbewahrung von Belegen sollten gesetzliche Normen herangezogen werden", sagt Müller. So gilt für Geldforderungen aus Kaufverträgen oder Handwerkerverträgen die dreijährige Regelverjährungsfrist nach § 195 BGB, die erst mit dem Jahresende nach dem Verkauf oder der Handwerkerleistung beginnt. Für Gewährleistungsansprüche der Konsumenten gilt hingegen eine kalendermäßig genaue Frist von zwei Jahren, bei Bauwerken von fünf Jahren. Ausnahme ist der Kauf gebrauchter Ware. Hier darf die Gewährleistung vertraglich auf ein Jahr reduziert werden. Kaufverträge und Kassenbons von Möbeln, Computern und anderen Anschaffungen sollten nicht vor Ablauf der Gewährleistungsfrist oder Garantie weggeworfen werden. Bei wertvollen Gegenständen, die von der Hausratversicherung umfasst werden, sollten die Rechnungen aufbewahrt werden, solange der Gegenstand existiert.

Weil Handwerker bei größeren baulichen Maßnahmen bis zu fünf Jahre lang für Mängel geradestehen müssen, sollten Handwerkerrechnungen auch mindestens so lange aufbewahrt werden. Das ist auch für das Finanzamt wichtig. Es empfiehlt sich, die Rechnungen bis zum Verkauf der Immobilie aufzubewahren, um Instandhaltungen und Investitionen zu dokumentieren.

Steuerunterlagen

Steuerrelevante Belege sowie Steuerbescheide sollten zehn Jahre lang aufbewahrt werden, rät Müller. Denn das ist der Zeitraum, für den das Finanzamt noch Unterlagen fordern kann.

Kontoauszüge

Um bei Alltagsgeschäften später leichter den Beweis über Zahlungsgrund, Beitragshöhe, Zahlungszeitpunkt führen zu können, sollten Kontoauszüge drei Jahre lang aufbewahrt werden (Selbstständige zehn Jahre). Nach diesem Zeitraum sind Alltagsgeschäfte in aller Regel verjährt. Für wichtige Rechnungen sollte man die Kontoauszüge länger im Ordner lassen, weil damit Zahlungen dokumentiert werden können, falls andere Unterlagen fehlen. Falls sich herausstellt, dass die Bank unberechtigt Gebühren abgebucht hat und diese zurückverlangt werden können, gelten bis zu 30 Jahre Gewährleistung, ebenso bei Spar- und Kreditverträgen. Die Geldinstitute speichern zwar die Kontodaten, doch für nachträgliche Auszüge nehmen sie Gebühren.

Arztrechnungen

Forderungen aus Arztrechnungen verjähren nach drei Jahren beginnend mit Ablauf des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde. Schadenersatzansprüche wegen falscher Behandlung können dagegen in 30 Jahren verjähren. Daher sind Unterlagen von Ärzten und Behandlungen durchaus länger aufzuheben.

Nachweise für die Rente

Gehaltsabrechnungen, Studienbescheinigungen, sozialabgabepflichtige Jobs vom Start der Ausbildung, Arbeitsverträge, Rentenversicherungsnachweise usw. sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Rechtsexperte Müller empfiehlt jedoch, sie ein Leben lang aufzubewahren. Es seien zwar die entsprechenden Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert, aber wenn dort etwas schiefgehe, könne man mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen.

Mietverträge

Nach Beendigung des Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können, wenn sie bezahlt wurden, in den Reißwolf. Wer einzelne Posten über Jahre vergleichen will, sollte die Abrechnungen noch ein paar Jahre aufheben.

Bei Dingen, die lebenslang aufbewahrt werden sollten, könnte es sich lohnen, Kopien angefertigt zu haben. Kommt es zu einem Verlust, kann eine Kopie viel Ärger ersparen. Beispiel: Ausweis, Pass Führerschein.

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